Polityka prywatności BetterWedding

1. Administrator i zakres polityki

Administratorem danych osobowych jest Jacek Bogdański, prowadzący działalność nierejestrowaną pod oznaczeniem HyperIT, operator serwisu BetterWedding. W sprawach działania serwisu, ochrony danych i realizacji praw można kontaktować się pod adresem betterwedding@hyperit.pl.

Polityka obejmuje serwis betterwedding.pl, aplikację app.betterwedding.pl, edytor studio.betterwedding.pl oraz strony weselne w domenie betterwedding.pl. Wyjaśnia zasady przetwarzania danych użytkowników, osób kontaktujących się z operatorem i gości weselnych.

2. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy dane przekazane przy rejestracji i obsłudze konta, w szczególności adres e-mail oraz dane identyfikacyjne i kontaktowe, jeżeli użytkownik je poda. Przechowujemy informacje o akceptacji regulaminu, zgodach, ustawieniach konta i czynnościach związanych z bezpieczeństwem.

W ramach organizacji wesela przetwarzane są imiona pary młodej, data wydarzenia, treści strony weselnej, dane zaproszeń i gości, relacje między gośćmi, przydział miejsc, odpowiedzi RSVP i wartości dodatkowych pól. Dane pochodzą od organizatora, uprawnionych współpracowników lub samych gości.

Informacje o diecie i alergiach mogą ujawniać stan zdrowia lub przekonania. Należy ograniczać ich zakres do rzeczywiście potrzebnych informacji. Jeżeli podstawą przetwarzania takich danych jest zgoda, musi ona spełniać wymogi wyraźnej zgody z art. 9 ust. 2 lit. a RODO; samo zaakceptowanie regulaminu przez organizatora nie zastępuje zgody gościa.

Dane techniczne mogą obejmować adres IP, datę i czas żądania, odwiedzany zasób, źródło przejścia, parametry przeglądarki i urządzenia, system operacyjny, język oraz informacje o błędach. Narzędzia analityczne mogą zbierać także informacje o korzystaniu ze stron i przybliżonej lokalizacji.

3. Cele i podstawy prawne

Prowadzenie konta, udostępnianie organizatora, obsługa stron weselnych i realizacja zamówionych usług opierają się na niezbędności wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dotyczy to danych osoby będącej stroną umowy; nie stanowi automatycznie podstawy przetwarzania danych wszystkich gości.

Obsługa kontaktu opiera się odpowiednio na działaniach przed zawarciem umowy albo uzasadnionym interesie polegającym na udzielaniu odpowiedzi i prowadzeniu korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO). Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i ochrona roszczeń opierają się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Rozliczenia płatnych usług są przetwarzane w celu wykonania umowy, a dokumentacja podatkowa i rachunkowa w celu realizacji obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).

Wysyłka newslettera i marketing elektroniczny odbywają się po uzyskaniu wymaganej zgody. Analityka, piksele reklamowe, remarketing oraz opcjonalne badanie zachowań wymagają uprzedniej zgody na odpowiednie technologie. W tych przypadkach podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda jest dobrowolna i można ją wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

4. Dane gości i publiczne strony weselne

Organizator określa, jakie informacje o gościach wprowadza, komu udostępnia wesele i jakie treści publikuje. Powinien poinformować gości o przetwarzaniu ich danych i zapewnić odpowiednią podstawę prawną. Jeżeli działa jako administrator, operator przetwarza powierzone dane zgodnie z uzgodnionymi warunkami usługi i wymaganiami art. 28 RODO. Przy prywatnej organizacji wesela ocena zastosowania wyjątku domowego zależy od rzeczywistego sposobu używania i udostępniania danych.

Dane gości mogą być dostępne organizatorowi i osobom, którym nadał dostęp do wesela. Linki i kody zaproszeń należy udostępniać wyłącznie właściwym odbiorcom. Treści umieszczone na publicznej stronie weselnej mogą być odczytywane przez osoby odwiedzające tę stronę.

Jeżeli dane nie zostały zebrane bezpośrednio od gościa, źródłem jest zwykle organizator lub zaproszona przez niego osoba. W sprawach dotyczących danych konkretnego wesela można zwrócić się do organizatora albo do operatora, który pomoże ustalić właściwy sposób obsługi żądania.

5. Okresy przechowywania

Dane konta i dane potrzebne do świadczenia usługi są przechowywane przez czas korzystania z konta. Zlecenie usunięcia konta można anulować przez 30 dni. Po tym okresie następuje obsługa usunięcia danych, z wyjątkiem informacji, które muszą pozostać z uwagi na obowiązki prawne lub ochronę roszczeń. Samo zarchiwizowanie wesela nie oznacza usunięcia jego danych.

Dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi, co do zasady 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń pozostają do upływu właściwego terminu przedawnienia, co do zasady do 6 lat, z uwzględnieniem jego przerwania lub zawieszenia.

Dane marketingowe przechowujemy do cofnięcia zgody lub skutecznego sprzeciwu, nie dłużej niż 3 lata bez ponownej weryfikacji potrzeby ich przetwarzania. Dane analityczne przechowujemy maksymalnie 26 miesięcy. Minimalne informacje potwierdzające udzielenie lub cofnięcie zgody mogą być zachowane na potrzeby wykazania zgodności z prawem.

Kopie zapasowe są przechowywane do 3 miesięcy i następnie zastępowane lub usuwane w cyklu rotacji. Usunięte dane mogą pozostawać w odizolowanych kopiach do zakończenia tego okresu. Logi i korespondencję przechowujemy przez czas niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, wyjaśnienia zgłoszeń i ochrony roszczeń.

6. Dostawcy i odbiorcy danych

Korzystamy z infrastruktury LH.pl, Koyeb oraz Amazon Web Services (AWS). Dane mogą być przetwarzane przez dostawców hostingu, baz danych, przechowywania plików i kopii zapasowych oraz obsługi poczty i wiadomości transakcyjnych.

W zakresie wykorzystywanych usług odbiorcami mogą być operatorzy płatności Paynow i Przelewy24, podmioty księgowe, dostawcy mailingu Mailchimp lub FreshMail, Google w związku z Google Analytics oraz Meta w związku z Meta Pixel i reklamami. Zakres udostępnienia zależy od używanej funkcji i udzielonych zgód.

Dostęp otrzymują również upoważnione osoby obsługujące serwis oraz doradcy, gdy jest to niezbędne do wykonania ich zadań. Organy publiczne mogą otrzymać dane w przypadkach przewidzianych prawem. Podmioty przetwarzające działają na podstawie odpowiednich umów; niektórzy dostawcy mogą działać jako odrębni administratorzy.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystanie z usług globalnych dostawców, w szczególności AWS, Google, Meta i dostawców mailingu, może wiązać się z przetwarzaniem danych lub dostępem do nich spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w tym ze Stanów Zjednoczonych. Lokalizacja serwera w UE nie wyklucza takiego dostępu.

Przekazanie wymaga podstawy przewidzianej w rozdziale V RODO: odpowiedniej decyzji Komisji Europejskiej, w tym EU-US Data Privacy Framework dla podmiotów objętych ważną certyfikacją, albo standardowych klauzul umownych wraz z oceną transferu i dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne. Informacje o zabezpieczeniach i możliwości uzyskania ich kopii można otrzymać, kontaktując się z administratorem.

8. Analityka i marketing

Google Analytics służy do analizy korzystania z serwisu i ulepszania jego działania. Meta Pixel pozwala mierzyć skuteczność reklam, tworzyć grupy odbiorców i prowadzić remarketing. Identyfikatory internetowe i informacje o zdarzeniach mogą stanowić dane osobowe także wtedy, gdy nie zawierają imienia i nazwiska.

W ramach narzędzi badania zachowań mogą być wykorzystywane mapy ciepła i nagrania sesji, z maskowaniem pól formularzy i wyłączeniem haseł oraz poufnych treści. Automatyzacja marketingowa może dobierać komunikaty do aktywności użytkownika po uzyskaniu wymaganych zgód.

Profilowanie marketingowe może polegać na przypisywaniu zainteresowań na podstawie aktywności i dopasowywaniu reklam. Nie oznacza to podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osobę wyłącznie w sposób automatyczny. Takie operacje wymagałyby odrębnej podstawy i informacji.

Z newslettera można zrezygnować przez link w wiadomości lub kontakt z administratorem. Cofnięcie zgody marketingowej nie blokuje korzystania z konta ani otrzymywania niezbędnych wiadomości dotyczących usługi.

9. Cookies, pamięć urządzenia i PWA

Serwis korzysta z cookies sesyjnych i trwałych oraz pamięci przeglądarki. Technologie niezbędne służą uwierzytelnianiu, ochronie sesji, zapamiętaniu ustawień i zapewnieniu działania usługi. Cookies analityczne i reklamowe oraz podobne technologie mogą być używane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody; samo korzystanie ze strony nie jest jej udzieleniem.

Aplikacja PWA może przechowywać pliki aplikacji i potwierdzone dane własnych wesel, zaproszeń i gości w pamięci urządzenia, w tym IndexedDB, do odczytu offline. Współdzielone wesela są dostępne online i nie trafiają do trwałej kopii offline. Zmiany wymagają połączenia z internetem.

Pamięć sesyjna może przechowywać dane rozpoczętego onboardingu, a pamięć lokalna ustawienia i informacje potrzebne do działania aplikacji. Na współdzielonym urządzeniu należy wylogować się i w razie potrzeby usunąć dane witryny. Samo odinstalowanie skrótu PWA nie musi usuwać całej pamięci przeglądarki.

Cookies i dane witryny można usuwać lub blokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie niezbędnych mechanizmów może uniemożliwić logowanie i odczyt offline. Zgody na technologie opcjonalne powinny być możliwe do cofnięcia równie łatwo jak ich udzielenie; usunięcie cookies nie zastępuje rezygnacji z newslettera.

10. Bezpieczeństwo i logi

Ochrona danych obejmuje szyfrowanie transmisji HTTPS, kontrolę dostępu oraz ograniczanie uprawnień do zakresu niezbędnego do obsługi usługi. Dane uwierzytelniające wymagają ochrony, a hasła nie powinny być przechowywane w postaci jawnej.

Logi techniczne służą wykrywaniu błędów, zapewnieniu dostępności i przeciwdziałaniu nadużyciom. Nie należy umieszczać w publicznych treściach danych, które nie są potrzebne do organizacji wydarzenia. Naruszenia ochrony danych są oceniane, zgłaszane organowi nadzorczemu i komunikowane osobom zgodnie z wymaganiami RODO.

11. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo dostępu do danych, otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu; w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest skuteczny bez konieczności uzasadnienia.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Żądania kieruj na betterwedding@hyperit.pl. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; w przypadkach przewidzianych prawem termin może zostać przedłużony z podaniem przyczyny.

Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane kontaktowe i sposób złożenia skargi są dostępne na uodo.gov.pl.

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do założenia konta, wykonania określonej usługi lub obsługi żądania. Odmowa podania danych opcjonalnych i zgody marketingowej nie uniemożliwia korzystania z podstawowych funkcji.

12. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami usługi, dostawców lub przepisów. Aktualna treść jest dostępna w aplikacji pod adresem /polityka-prywatnosci, a dokumenty dotyczące korzystania z serwisu pod /regulaminy. O istotnych zmianach informujemy komunikatem w aplikacji lub e-mailem. Zmiana polityki nie zastępuje uzyskania nowej zgody, jeżeli jest ona wymagana.